Incassokosten berekenen

Dat staat vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, en het is een degressieve staffel: hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage.

• 15% over de eerste € 2.500
• 10% over de volgende € 2.500
• 5% over de volgende € 5.000
• 1% over de volgende € 190.000
• 0,5% over het meerdere

Met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een vordering van € 10.000 komt dat uit op € 875 — niet op € 1.500, wat je krijgt als je 15% over het hele bedrag rekent.

Als particulier: nee. De schuldeiser moet je eerst een wettelijke aanmaning sturen — de "WIK-brief" — met een betaaltermijn van 14 dagen, waarin het exacte bedrag aan incassokosten staat vermeld. Pas als je daarna nog niet betaalt, zijn de kosten verschuldigd.

Die termijn gaat in op de dag ná ontvangst van de brief. Staat er "binnen 14 dagen na dagtekening", dan klopt de brief strikt genomen niet en heeft de Hoge Raad geoordeeld dat de kosten niet verschuldigd zijn.

Dit is de regel die schuldenaren het meeste geld bespaart, en tegelijk de minst bekende. Controleer dus altijd eerst of die brief er is en wat er precies in staat.

Tussen bedrijven is geen aanmaning nodig: daar is per te late betaling minimaal € 40 verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:96 lid 4 BW).

Tegenover een particulier niet. De staffel is dwingend recht (artikel 6:96 lid 5 BW): een beding in de algemene voorwaarden dat een hoger bedrag afspreekt, is vernietigbaar. Ook niet als je die voorwaarden hebt geaccepteerd.

Tussen bedrijven mag het wél: daar is de staffel regelend recht en kan contractueel een hoger percentage zijn afgesproken. Controleer dus de algemene voorwaarden of het contract. Minder dan € 40 per te late betaling mag daar niet worden afgesproken.

Wat een incassobureau ook nooit mag: dossierkosten, administratiekosten of aanmaningskosten bovenop de staffel stapelen. De staffel dekt alle buitengerechtelijke kosten samen.

Alleen als aan drie voorwaarden is voldaan (artikel 2 lid 3 van het besluit): de schuldeiser schakelt voor de incasso een dienst in waarover btw wordt gerekend, zoals een incassobureau of advocaat; hij kan die btw niet verrekenen; en hij verklaart dat uitdrukkelijk.

Een gewone btw-plichtige onderneming krijgt de btw op de incassodiensten terug van de Belastingdienst en mag die dus niet aan jou doorberekenen.

Schuldeisers zonder recht op btw-aftrek, zoals particulieren, zorgverleners, verzekeraars, scholen en woningcorporaties, mogen het wel als zij de incasso uitbesteden. Dan komt er 21% bovenop. Innen ze zelf, dan is er geen btw om door te berekenen.

Staat er btw op je incassofactuur van een gewone leverancier? Vraag dan waarom die niet verrekenbaar is.

Het minimum is € 40. Dat betekent dat bij vorderingen tot € 266,67 altijd € 40 in rekening mag worden gebracht — ook bij een openstaande factuur van € 25.

Het maximum is € 6.775. Dat wordt bereikt bij een vordering van € 1.000.000; daarboven blijven de kosten gelijk.

Deze bedragen zijn sinds 1 juli 2012 niet geïndexeerd.

Voor particulieren sinds 1 oktober 2024 niet meer onbeperkt. Bij termijnbetalingen tot en met € 266,67 geldt een optelregel: € 40 voor de eerste termijn en € 20 voor elke volgende termijn binnen een periode van 6 maanden.

Bij 6 onbetaalde termijnen van € 100 kost dat dus hooguit € 140 aan incassokosten, niet 6 × € 40 = € 240. Dat is als elke termijn apart wordt aangemaand. Staan alle termijnen in één aanmaning, dan mag maar één keer € 40 worden gerekend (artikel 2a lid 2). Die regel is er gekomen om te voorkomen dat kleine achterstanden — bij abonnementen, huur of zorgpremies — uitgroeien tot onbetaalbare schulden.

Tussen bedrijven geldt de optelregel niet: die hoort bij de veertiendagenbrief aan een particulier. Daar telt elke te laat betaalde termijn apart, met minimaal € 40 per termijn (artikel 6:96 lid 4 BW): dezelfde 6 termijnen kosten dan minimaal € 240.

Ja, die staat er los van. Incassokosten vergoeden de moeite van het innen; de wettelijke rente vergoedt het feit dat de schuldeiser zijn geld niet op tijd had. Je kunt beide verschuldigd zijn.

De rente loopt vanaf het moment dat je in verzuim bent. Bereken die apart met onze rekenhulp wettelijke rente en vul het bedrag hierboven in om je totale schuld te zien.

Meestal niet. De staffel geldt voor vorderingen die voortvloeien uit een verbintenis tot betaling van een geldsom: een onbetaalde factuur, huur of abonnement.

Bij een vordering tot schadevergoeding geldt het besluit alleen als de betalingsverplichting is vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, of is omgezet in vervangende schadevergoeding (artikel 6:87 BW). Buiten die gevallen geldt de gewone redelijkheidstoets van artikel 6:96 BW.

Schriftelijk bezwaar maken en het juiste bedrag aanbieden. Zet erin welk bedrag volgens de wettelijke staffel verschuldigd is, en waarom het gevraagde bedrag niet klopt — te hoog percentage, ontbrekende aanmaning, onterechte btw of gestapelde kosten.

Betaal wél het deel dat je erkent: de hoofdsom en de correcte incassokosten. Zo voorkom je dat er een procedure volgt over het onbetwiste deel.

Komt het toch voor de rechter, dan toetst die de incassokosten ambtshalve aan de staffel en aan de aanmaningsplicht — ook als je daar zelf niets over zegt.